Un e-event qui vaut le coup d’oeil !
Lors du dernier trimestre 2020, Bausch & Lomb, laboratoire pharmaceutique international spécialisé dans l’ophtalmologie, se préparait à l’organisation de son séminaire virtuel, planifié sur une semaine entière (du lundi au vendredi) mi-janvier 2021. Cette manifestation interne d’envergure avait pour objectif de réunir l’ensemble des filiales autour de thématiques communes et également autour de problématiques propres à chacune des expertises du groupe.
Pour être accompagné dans ce véritable challenge, Bausch & Lomb a sollicité SEVANOVA pour leur premier événement virtuel, 100% anglophone, pour lequel était attendu pas moins de 600 participants
unE dimension worlwide & un agenda propre à chaque participant
La dimension worldwide était un point essentiel à prendre compte dans toutes les étapes du projet. Ces dernières se sont d’ailleurs réalisées la plupart du temps en anglais et en fonction du décalage horaire, propre à chaque région géographique. Il s’agissait d’un besoin clé, notamment pour les intervenants, nombreux et dispersés aux 4 coins du monde, pour qu’ils puissent sereinement préparer au mieux leur prise de parole.
Une autre caractéristique du cahier des charges, déterminante dans la conception du projet, consistait à fournir un agenda personnalisé à chaque participant. Le programme avait été conçu avec des troncs communs mais aussi avec des sessions propres à chaque spécialité, pays ou encore thématique, en fonction du poste de chacun.
Un accompagnement 360 pour un événement sur-mesure
Pour cet événement, SEVANOVA a fait appel à l’ensemble de ses ressources (créatives, techniques, événementielles et gestion de projet) pour donner vie aux ambitions de Bausch & Lomb et leur fournir l’ensemble des supports nécessaires à la mise en place d’un tel dispositif :
- Un univers graphique propre au séminaire, décliné à partir d’éléments fournis par le client et de l’ADN de la marque Bausch & Lomb.
- Un site événementiel éphémère avec la création d’un agenda sur-mesure : à partir de champs pré-remplis par l’utilisateur à la connexion, un agenda hebdomadaire personnalisé était généré avec les informations nécessaires aux sessions virtuelles ainsi qu’un fuseau horaire adapté au pays du participant.
- Un kit vidéos-jingles pour l’ouverture et clôture de chaque session et journée.
- Un plateau TV sur-mesure aux couleurs de l’événement (borne de présentation de l’animatrice et murs de fonds).
- Un background virtuel personnalisé pour les prises de parole des intervenants.
- La mise en service d’une plateforme d’envoi d’emailings.
En plus des supports, SEVANOVA a également recommandé un maître de cérémonie pour présenter le séminaire en anglais et coordonner l’ensemble des prises de parole.
Un important travail de conception a été entrepris par SEVANOVA, les speakers Bausch & Lomb et l’animatrice pour un déroulé fluide et dynamique les Jours J.
